Lataa automaattinen poissaoloviesti malli PDF-muodossa

📄
Lataa tämä pohja ilmaiseksi

Kun sähköposteihin ei voi vastata heti, selkeä poissaoloviesti auttaa pitämään yhteydenpidon hallinnassa. Tämä automaattinen vastaus sopii tilanteisiin, joissa viestit ohjautuvat lomien, sairauspoissaolon tai muun estymisen aikana. Ladattava PDF sisältää valmiin rakenteen, jossa näkyvät olennaiset osat: poissaolon syy, ajanjakso, mahdollinen yhteyshenkilö ja arvioitu vastausaika. Malli on hyödyllinen sekä työntekijälle että esihenkilölle, koska se nopeuttaa viestin laatimista ja vähentää epäselvyyksiä. Hakemukset-kategoriaan sijoitettu tiedosto toimii myös pohjana virallisempaan viestintään, kun tarvitaan siisti ja asiallinen valmis pohja ilman ylimääräistä muotoilua. PDF on helppo tulostaa, tallentaa tai muokata ennen käyttöä.

📄
Lataa tämä pohja ilmaiseksi

Miten kirjoittaa poissaoloviesti?

+

Poissaoloviesti kirjoitetaan lyhyesti ja selkeästi. Viestissä kerrotaan, että lähettäjä on poissa, milloin vastauksia voi odottaa ja keneen voi tarvittaessa olla yhteydessä. Hyvässä mallissa mainitaan myös, koskeeko poissaolo koko ajanjaksoa vai vain tiettyjä päiviä. Sävy pidetään asiallisena. Pitkät selitykset eivät ole tarpeen, sillä tärkeintä on ohjata viestin vastaanottaja oikeaan suuntaan.

Saako työnantaja lukea työntekijän sähköpostiviestejä?

+

Työnantaja voi lukea työntekijän sähköposteja vain tietyin edellytyksin. Yleensä tarvitaan hyväksyttävä peruste, kuten järjestelmien suojaaminen, väärinkäytösepäily tai toiminnan jatkuvuus. Viestien tarkastaminen ei saa olla mielivaltaista, ja yksityisyyden suojaa on kunnioitettava. Käytännöt riippuvat myös yrityksen ohjeista, työsopimuksesta ja tietosuojasäännöistä. Työpostin käyttö on silti usein työnantajan valvonnassa.

Onko CC kopio vai piilokopio?

+

CC tarkoittaa kopiota, joka näkyy kaikille vastaanottajille. Piilokopio eli BCC toimii samalla tavalla, mutta sen saajat eivät näy muille viestin vastaanottajille. CC:tä käytetään, kun halutaan tiedottaa useita henkilöitä avoimesti. BCC sopii tilanteisiin, joissa osoitteet halutaan pitää erillään tai sähköpostilista suojata. Valinta vaikuttaa erityisesti yksityisyyteen ja viestin näkyvyyteen.

Miten laittaa automaattinen vastaus Outlookiin?

+

Outlookiin saa automaattisen vastauksen asetettua poissaolotoiminnon kautta. Asetuksista valitaan automaattiset vastaukset, määritetään ajanjakso ja kirjoitetaan sisäinen sekä ulkoinen viesti erikseen, jos tarpeen. Viestissä kannattaa kertoa poissaolon kesto ja mahdollinen yhteyshenkilö. Kun toiminto on päällä, Outlook lähettää vastauksen saapuneisiin viesteihin ilman erillistä käsityötä. Tämä sopii hyvin lomien ja muiden poissaolojen ajaksi.

📚

Etsitkö lisää pohjia?

Tutustu laajaan valikoimaamme erilaisia ladattavia pohjia.
Löydä juuri sinulle sopivat asiakirjat nopeasti ja helposti.

Katso lisää pohjia
→

Etsitkö lisää pohjia?

Lisää tulostettavia malleja: